最珍贵的往往容易被人忽略,比如悄悄溜走的时间。转眼2024年就要过去了,相信诸位也开始准备全年的总结和来年的工作计划了吧。那您的降本指标达成了吗,项目交付完成率呢?OTD也是个问题!对了,还有优化整合率等等。反正笔者这边KPI报表上是有些红呀。哎,算了,上半年都已经这样了,我们还是一起展望一下半年吧。
年底的重点工作多,供应商年会肯定算一件。上至公司高层,下至供应商驻厂服务人员,都将其列入下半年的计划。如果把供应商年会,当作整个供应链的总结大会,我想也不足为过的。那我们一起来看看如何策划一场盛大的供应商年会吧。
01确定会议目的
会议目的即通过本次会议想达到的效果是什么。概括来看就是总结过去,展望未来,奖优罚了,巩固合作。通过主机厂的正向的信息发布,把未来战略规划传递给自己的供应商,再通过鼓励手段,树立标杆,从而加强合作信心,促进自身的供应商体系健康持续的发展。
02确定会议主题
会议的主题是画龙点睛的一笔,可以让与会者,瞬间进入情绪,传递一种以点带面的信息,与会议主题遥相辉映。举几个比较欣赏的大会主题,如《心无旁骛攻主业》 《新思路,心合作,欣未来》 《使命担当,砥砺前行》等等,这个主题是一定要原创的,而且不宜和他人有相似,一般会通过公司内部的全民征集,要相信群众,高手永远在民间。
03确定参会人员范围
这部分应该带包含邀请的各级领导,工作人员,供应商代表等等,一边来说邀请供应商是有一定比例的和限制的,要结合你未来的供应商体系规划和布局。当然也因企业和BOSS的思路而异。
04确定会议地点、时间、日程
确定初步的与会人数以后,你要选择与其匹配的酒店了,当然你可以委托给行政部门。但如果想达到预期的效果,你一定还是要亲力亲为的。比如主会场的大小,分会场的,宾馆的房间数,晚宴的地点等等
会议时间的选择,主要的就是要提前调研其他主机厂的会议日期。因为一到年底各位供应商老板好像在走穴一样的参加年会,谁也不希望自己的年会供方老板没出现。所以尽量规避开还是最好的。
一般年会的时间都是3天左右,第一天接站报道,晚上欢迎晚宴,第二天上午主题大会,下午专题论坛或者培训,第二天晚上一般是获奖的供应商再单独宴请。第三天上午基本就是送站了。
05会议收费与预算
筹备会议当然要花钱的,那预算的质量是就非常重要的。从住宿餐饮费用,到装潢布展,从奖杯奖牌,接送车辆等等,事无巨细。
有些比较有实力的主机厂,一般会自己承担费用,但更多的主机厂是采取向供方收取会务费的形式。不过笔者一般会在会务手册上注明主要费用明细,比如占比比较高的如住宿,餐饮等。虽然不能做到完全公开,但也要让人家大体清晰明了。
一定要预留一部分应急的费用,这种规模的会议,就算你经验在丰富,也会出这样或那样的问题,总之,有备则无患。
06主题大会议程
第二天的主题大会一般是年会中的主菜。BOSS的主题报告肯定是各位供应商的关注焦点,因为下一年度的客户的采购额,平台规划,甚至组织架构都会有所传递。当然还会有采购的工作报告,研发和质量的规划等等,会从各自业务的角度做出总结和展望。
颁奖仪式也会安排在主题大会上,要知道在中国,荣誉的重要性,一块牌牌,可以解决你好多瓶颈问题也说不定。但是,凡是都是有规则的,还是要基于综合业绩评价在兼顾未来体系布局,树立标杆和榜样才,促进体系良性竞争和发展才是核心目的。
07会议组织机构
前面这些初步完成,你就可以组建工作组了。切记无论何时何地,安全永远是第一位的。
08分解工作计划
策划方案是要按授权体系逐级报批的,如果您的公司隶属于某个集团,那还要考虑集团方面的策划方面。反正没有得到批复之前,任何需结算的事情都不要做。一旦方案被批准,就可以按各个组别的只能去分解计划,落实到个人,并明确完成时间和验收时间。当然做任何的项目都是要从计划开始的,坚信完成一份优秀的策划方案就成功了一小半了。
09 工作验收和彩排
计划要定期去跟踪,因为供应商年会,在一些人眼里只是采购系统的事情。如果不能及时的跟进,会出现不必要的延期,甚至影响整体的会议效果。所以,在完成自己的任何同时,采购系统的同志们,还要及时沟通其他兄弟部门,保证所有分解的子项目计划达成。
验收也是很重要的,任何工作如果没有质量的保证,都是无用功。所以,当大部分计划完成后,一般会安排一个经验丰富的同事或领导,从办理报到开始一直到送站模拟几遍。如发现漏洞和不足及其整改更正。
以上提到的是主要的节点和任务,但实际操作中还有好多细节上的东西,比如:座次的安排,业务分会的组织,流转入住的细节,会务用品的准备等等。这时你就要充分相信你的团队,把大家调动起来。在组织类似活动的时候,笔者更喜欢都拉几个新入职的大学生,他们思维活跃,敢于创新,也任劳任怨,对年会这样的活动也充满新鲜感,所以干劲十足。
不过,作为那些历经多次年会的老采购,说实话,只有一个字,那就是累,身心的疲惫,几天下来是吃不好也睡不好也就算了。还要随时应付可能出现的状况,绷紧神经,提心吊胆…当时年会期间的正常业务还是不能丢的。
每年送走客人后,大家都会聚在签到处合张影,然后说一句,好好休息吧,明儿还得上班呢!最珍贵的往往容易被人忽略,比如悄悄溜走的时间,然后又是一年……
作者:溪源 曾就职于外资、上市,及国内大型制造型企业,先后负责IQC,SQE、Sourcing等模块业务,企业内聘讲师。多次参加CPSM,SQM等系统培训,是一位有扎实理论基础且实战经验丰富的采购从业者。
====================================
文章来源: 采购每日阅读-采购帮(https://www.onescm.cn)
文章标题: 如何筹划、安排并顺利召开年度供应商大会
文章链接: https://www.onescm.cn/archives/ru-he-chou-hua-an-pai-bing-shun-li-zhao-kai-nian-du-gong-ying-shang-da-hui
版权声明: 内容遵循 CC 4.0 BY-SA 版权协议,转载请附上原文出处链接及本声明。